Depuis l’entrée en application du RGPD le 25 mai dernier, qui apporte de nombreux changements par rapport à la Loi informatique et Libertés, nombreuses sont les entreprises à s’être penchées plus sérieusement sur le sujet de la protection des données.
Que l’on soit DPO ou équivalent au sein d’une petite ou d’une grande structure, il peut s’avérer compliqué de gérer la conformité de son entreprise au quotidien. Les obligations liées à la protection des données peuvent être lourdes à mettre en place et à suivre.
Choisir de faire appel à un outil dédié permet de nettement simplifier les missions du DPO et constitue également l’assurance d’une mise en conformité réussie.
Mais en quoi choisir un outil peut-il être salutaire ?
Prenons en exemple l’une des nouvelles obligations du règlement : la tenue d’un registre des activités de traitements (auparavant obligatoire uniquement dans le cas où l’entreprise avait décider de désigner un Correspondant Informatique et Libertés).
Si certaines entreprises sont déjà familières avec la notion de registre des activités de traitements, pour la plupart, il s’agit d’un véritable casse-tête à mettre en place et à maintenir dans le temps avec succès.
Si vous êtes dans ce dernier cas de figure, un outil vous permettra de créer un registre des activités de traitements en étant guidé sans risque d’erreur ou de non-conformité.
L’utilisation d’un outil pour la création et la tenue d’un registre permet également un meilleur suivi : en effet, en impliquant directement les responsables de traitements (et le cas échéant ceux de vos filiales), toutes les informations seront centralisées en un seul endroit.
A travers cet exemple, on aperçoit d’ores et déjà plusieurs arguments en faveur de tels outils mais il en existe bien d’autres.
Une aide considérable au DPO (Data Protection Officer)
Faire appel à une solution logicielle est synonyme de gain de temps pour le DPO (Délégué à la Protection des Données en français dans le texte). Les processus étant déjà prévus et cadrés, vous n’avez plus qu’à compléter et veiller à sa bonne utilisation par les collaborateurs choisis. Ce gain de productivité représente du temps que votre DPO pourra investir ailleurs.
Un tel outil facilite par ailleurs l’activité de votre DPO lorsque celui-ci est externalisé. Stocker des informations relatives aux traitements effectués par l’entreprise au sein d’un outil de mise en conformité le conduira à :
En décidant d’utiliser un outil de pilotage de la conformité, le DPO peut également bénéficier d’une assistance même si celle-ci n’a pas vocation à être juridique ou opérationnelle, il est possible de se faire aider sur certaines questions.
Une centralisation des documents et supports
L’obligation d’accountability vous oblige désormais les entreprises à tenir une documentation prouvant sa conformité en cas de contrôle. Il faut donc être d’une part en mesure de documenter tout ce qui sera nécessaire afin de prouver sa conformité (registres, preuves, documentations, procédures mises en place, suivi des formations) mais d’autre part de pouvoir les retrouver facilement en cas de contrôle.
Beaucoup choisissent de gérer leur conformité via une multitude de supports : tableurs, traitement de textes, etc. Un logiciel dédié vous permet de les avoir tous au même endroit et ainsi d’éviter l’absence de coordination des informations. Une facilité plus marquée en cas de contrôle.
De plus, en centralisant via un outil vous pourrez également mieux gérer les accès et habilitations de vos collaborateurs. Cela renforce la sécurité et l’intégrité de vos preuves.
Un respect facilité du principe de Privacy by Design
Choisir un outil RGPD, c’est aussi un gage de respect du principe de Privacy by Design. Les outils étant bien souvent « orientés » vers l’application des règles en matière de protection des données, l’utilisateur est obligé de le compléter en respectant les dispositions du RGPD. Les nouveaux traitements seront logiquement considérés comme conformes.
L’autre élan de facilité repose sur la réalisation de tels outils par des experts en matière de protection des données, évitant ainsi les erreurs d’interprétations et certains raccourcis sont nettement minimisés.
Une meilleure implication des équipes
Bien souvent, les documents liés à la protection des données sont situés sur des serveurs locaux dont il faut définir les habilitations et y prévoir les explications nécessaires au remplissage de ces documents. Un outil vous permet de gérer de manière simplifiée les accès en amont et d’avoir tous vos documents en un même point de stockage, ce qui facilite alors votre gouvernance.
Ces documents n’étant pas forcément destinés à des experts de la protection des données à caractère personnel, un outil a l’avantage d’être pédagogique : il vous prendra par la main et évitera au DPO de devoir expliquer chaque item à compléter.
Concernant les groupes d’entreprises situées dans différents pays, l’utilisation d’une solution logicielle peut vous permettre de gérer la dimension multilingue sans difficultés.
Enfin, des rappels aux utilisateurs sont bien souvent envoyés afin qu’ils n’oublient pas les tâches en cours ou à faire.
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